Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Penggajian yang Tepat untuk Perusahaan Anda?
Ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih software dan aplikasi HR yang tepat untuk Perusahaan, seperti fitur, kemudahan penggunaan, integrasi, support service, dan banyak lagi. Komponen upah tiap perusahaan juga berbeda-beda, mungkin saja tidak cocok dengan layanan yang diberikan oleh aplikasi penggajian tertentu.
Agar tidak salah memilih aplikasi penggajian perusahaan, perhatikan cara berikut ini untuk membantu Anda memilih aplikasi penggajian yang akurat, dan memiliki pemotongan PPh 21, BPJS dan pengurangan lainnya yang diperlukan untuk masing-masing karyawan.
A. Status karyawan Perusahaan
Status karyawan yang berbeda-beda, seperti karyawan kontrak, karyawan tetap, maupun pekerja lepas membuat jadwal pembayaran gaji mungkin akan berbeda-beda, selain itu fitur yang dibutuhkan mungkin juga berbeda.
Supaya proses penggajian lebih efisien maka aplikasi penggajian harus bisa memenuhi kebutuhan tersebut. Contoh, adanya pilihan status kepegawaian yang berpengaruh pada dasar perhitungan PPh Pasal 21.
B. Tentukan komponen upah apa saja yang akan dimasukkan
Setiap Perusahaan memiliki komponen upah yang berbeda-beda. Baik dari sisi tunjangan maupun potongan. Dengan banyaknya komponen yang harus dihitung, proses perhitungan secara manual dirasa sudah tidak efisien.
Biasanya komponen upah terdiri dari Gaji Pokok, Tunjangan Tetap, Tunjangan Tidak Tetap, Potongan BPJS, Potongan Pajak, dan Potongan Pinjaman jika ada. Pastikan semua komponen yang ada dan sesuaikan pada menu yang tersedia pada aplikasi penggajian.
C. Aplikasi yang kompatibel dengan perangkat yang dipakai perusahaan
Jika Perusahaan Anda menggunakan system operasi ChromeOS maka mungkin saja tidak semua aplikasi penggajian dapat digunakan. Untuk itu Anda perlu memastikan aplikasi berjalan di ChromeOS.
Apabila software penggajian harus di-install pada sebuah komputer maka Anda harus mempertimbangkan berapa biaya yang akan dikeluarkan untuk sistem yang baru tersebut dan berapa teknisi yang diperlukan.
D. Kemudahan penggunaan
Perusahaan dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:
- Mampu mengatur komponen payroll dengan mudah, tidak perlu keahlian khusus
- Menurunkan rasio human error (lebih akurat)
- Kemudahan memasukkan data karyawan berupa data diri, NPWP, data perbankan, BPJS dll
- Kemudahan mengatur presensi karyawan, pengelolaan shift dll
- Terdapat report payroll secara otomatis
- Fitur salary slip, karyawan dapat mendownload dan mencetak slip gajinya sendiri
- Memiliki hak akses untuk tim pengelolaan penggajian yang biasanya lebih dari 1 orang
- Selain disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan yang terus berubah juga sudah sesuai dengan regulasi pemerintah
E. Ketersediaan support service
Aplikasi penggajian yang menyediakan layanan dan dukungan selama 24 jam sangat membantu user atau Perusahaan yang mungkin saja mengalami kesulitan dalam penggunannnya. Standar waktu respon dari support service sebaiknya tertuang dalam SLA. Ini memberi ketenangan kepada user. Perusahaan memiliki kontrak yang dapat menjadi rujukan yang memungkinkan untuk meminta pertanggungjawaban dari support service. Ini juga merinci jenis layanan yang akan diberikan.
F. Biaya berlangganan
Perusahaan dapat membandingkan aplikasi penggajian mana yang terbaik dan disesuaikan dengan anggaran. Jangan sampai setelah melakukan kontrak 1 tahun, baru beberapa bulan saja Anda sudah kecewa dengan kualitas aplikasi dan after sales yang buruk.
G. Referensi dan track record
Langkah terakhir yang harus dilakukan adalah mencari informasi dan referensi dari beberapa orang yang telah memakai aplikasi tersebut. Pilih aplikasi yang memiliki rekam jejak yang baik. Selain itu, pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan Anda.
Semoga bermanfaat!
